Chemi-Pharm: kes praegu ei digitaliseeri võib 5-10 aasta pärast mängust välja jääda
Keemiatööstusettevõtte Chemi-Pharm tegevjuhi Kristo Timbergi sõnul tagavad kvaliteetsed andmed, korras andmebaasid ja pädevalt juhitud infoprotsessid selle, et ettevõttel on võimalik väga kiiresti oma visiooni suunas edasi areneda.
Digitaliseerimine algas äriprotsessidega ja suurem visioon kujunes aja jooksul
Digitaliseerimise protsess kujunes aja jooksul Chemi-Pharmi jaoks tükk tüki haaval. Alustati põhiliste äriprotsessidega, kus vähendati vigade hulka ja parandati info liikumist erinevate töökohtade ja ärifunktsioonide vahel. “Ei saa öelda, et hakkasime lahendama mingit kindlat probleemi ja ainult seetõttu endale tööriistu arendasime. Pigem nägime võimalusi inimeste töö lihtsustamiseks, andmesisestamise töö elimineerimiseks ja mitmete otsustusprotsesside automatiseerimiseks,” kirjeldas Timberg.
Eesmärgiks seati tulemus, kus kõik protsessid ja funktsioonid on ettevõttes omavahel digilahenduste kaudu ühendatud ning kõik muudatused ja probleemid on väärtusahela algusest kuni lõpuni reaalajas nähtavad ja läbipaistvad. Oluliseks peeti luua olukord, kus andmeid ei peaks kuskile sisestama mitu korda ja inimene on pigem pühendunud väärtustloovatele tegevustele.
Pilootprojektid ja korrektselt sildistatud baasandmed on eduka digitaliseerimise aluseks
Protsesside uuendamise läbiviimiseks tehti põhjalikku planeerimistööd. Digitaliseerimisele eelnesid erinevad katsetused valge tahvli lahendustega, mille põhjal tehti pilootprojektid Microsoft Excelis. Pilootprogrammide tulemusel saadi täpselt teada kuidas lahendusi kasutatakse, tuvastati üleliigsed osad ja märgiti ära puudujäägid.
Alles pärast lahenduse mõttekuse kinnitamist saadeti lahendus arendajale, kes lõi selle põhjal sobiva pikaajalise lahenduse.
“Oleme sama skeemi kasutanud mitu korda. Samas, mida kaugemale jõuame, seda enam oleme hakanud lähteülesandeid täiendama ka plokkskeemide, pikkade funktsioonikirjelduste ja muude detailidega, kuni uute lahenduste valideerimiseni välja. Eks oleme õppinud asju paremini tegema ja oskame nüüd täpsemini kirjeldada, mis tulemuse tahame lõpuks saad,” avaldas Timberg.
Digilahendused aitavad ettevõtte efektiivsust tõsta, kuid nende töötamise aluseks on kvaliteetsed ja korrektselt sildistatud baasandmed. “Tööd andmebaasidega ja andmekvaliteediga on selline asi, mis ei anna kohe otseselt tulu ega aita säästa kulusid, aga on eelduseks igasuguste automatiseerimiste ja süsteemide kasutuselevõtuks tulevikus. See avab terve meretäie võimalusi tulevikus,” lisas Timberg.
Selles valguses viis Chemi-Pharm pilootprojektidega samaaegselt läbi ka andmekvaliteedi parendamise protsessi. Selle käigus ühtlustati nimetusi, võeti kasutusele standardid juhtimaks nimetamist ja koode. Lisaks käidi mitu korda üle kõik andmebaasid, et neid oleks võimalik arendavates rakendustes kasutada. Iga kord, kui see tsükkel läbiti, läksid asjad paremaks, aga samas, peaaegu iga kord, kui võeti kasutusele mõned uued funktsionaalsused, avastati ikka ja jälle, et midagi on vaja täiendada või parandada – uued probleemid kippusid olema järjest spetsiifilisemad, mis varem ei tulnud lihtsalt välja.
Esimesed lahendused digitaliseerimise teekonnal olid lihtsad ja odavad
Chemi-Pharmi näitel saab digitaliseerimist alustada ka väiksemal skaalal lahenduste juurutamisega ja seejärel arendusi katsetades. Chemi-Pharmi puhul oli üks esimesi selliseid projekte noppelahendus, kus lihtsate QR-koodide ja tahvelarvutitega muudeti laoarvestus asukohapõhiseks. Kui ettevõte kasvas piisavalt suureks, et laos ei olnud enam mõistlik ega võimalik siltide järgi orienteeruda, kõike käsitsi üle lugeda ja silma järgi otsida, arendati noppelahendus. Kõik riiulid markeeriti QR koodidega ja seeläbi muudeti laoarvestus asukohapõhiseks.
“Iseenesest ei olnudki see midagi revolutsioonilist, majandustarkvara võimaldas riiulipõhist arvepidamist ka varem, aga kasutajamugavuse mõttes, ei olnud see kuigi mugav, et päevas 100 korda arvuti ja kauba vahet joosta. See ei olnud piisavalt kiire ning tahtsime ka eemaldada inimliku vea andmete sisestamisel, mistõttu skännimine oli loogiline samm,” selgitas Timberg
Lahendus pandi jooksma nutitahvlites, millega sai skännida aadresse. Kaaluti ka professionaalsete laotarkvarade kasutusevõtmist, aga sel hetkel olid need lahendused liiga kallid, et ei oleks ennast ära tasunud. Lisaks andis nutitahvlites enda lahenduse kasutamine rohkem vabadust ja paindlikkust muuta süsteemi vastavalt enda vajadustele ja seda oli oluliselt lihtsam integreerida teiste süsteemidega ning muuta kasutajaliidest enda protsesside järgi.
Sajakordse tellimuste kasvuga tuldi toime süsteeme muutes
Iga arendusprotsessiga võivad kaasneda tagasilöögid ja ettearvamatud olukorrad. Ka Chemi-Pharm on rinda pistnud eriti keerulise olukorraga, kui Covid-kriis tõstis hüppeliselt desovahendite nõudlust.
„Koroonakiriisi alguses kasvasid tellimuste mahud sõna otseses mõttes üleöö 100-kordseks. Chemi-Pharmilt taheti ära osta kõik, mis meil laos on. Taheti ära osta kogu aasta toodang ja tehti pakkumisi ka tehase ära ostmiseks. Samal ajal vastutasime selle eest, et kliendid ja eelkõige meditsiinisektor saaks kätte oma vajalikud desinfektsioonivahendid ja võitlesime teiselt poolt selle eest, et saada tarnijatelt piisavalt tooraineid ja tarvikuid,“ kirjeldas Timberg aastatagust olukorda. Timbergi sõnul oli see väga keeruline aeg, kuid töö mõttes põnev ka. Selle ajaga kasvatati tootmismahud kuu ajaga 3 kordseks, telliti uusi seadmeid ja võeti suur hulk inimesi tööle juurde.
“Iga päev oli mure, kas kõik protsessid, süsteemid ja ka inimesed peavad sellele tohutule koormusele vastu. Õnneks pidasid. Eks see oli meie jaoks väikestviisi test – kui hea on meie meeskond, kui head protsessid oleme arendanud ja kuidas uus tootmishoone sellist kasvu toetab.”
Kristo Timbergi sõnul muutusid vajadused ajas päris palju ja süsteeme on muudeti vastavalt. Näiteks 2020 märtsis, kriisi alguses, kui tellimuste maht 100 kordistus, ei kehtinud enam vana äriloogika, mille alusel süsteemid olid paika pandud. Seetõttu tehti kiired täiendused, millega võimaldati müügiesindajatel otse laosüsteemis prioriteete seada, olukorra teadlikkust hoida ja otsuseid kiiresti kommunikeerida – see aitas tegevjuhi sõnul neid sel hetkel väga palju. Eelnevalt mainitud laorakenduse puhul on tagasilöögid olnud pigem tehnilist laadi, mis parandati kiiresti ära.
Peamise õppekohana toob Timberg välja, et IT süsteemid ja füüsilised protsessid käivad alati käsikäes ja kui protsessile ei määrata selget omanikku, võib juhtuda, et päris elu ja planeeritud lahendused ei sobi kokku ja ei hakka tööle päris selliselt nagu algselt plaanitud. Tulemuseks on puudulikud andmed, valed otsused ja palju segadust, mida tavaliselt keegi kuskil kabinetis hiljem peab lahendama hakkama.
“Parim tagasiside tulemustele oli 2020. aasta kriisi algus, kui mõne kuu jooksul kolmekordistati tootmismahtusid ja selle kõige keskel pidime säilitama kontrolli selle üle, mis meil laos on või ei ole. Mäletan sellest ajast hetke, kus keegi näitas mulle ühe teise ettevõtte FB postitust, milles paluti klientidelt kannatlikkust, kuna korrastatakse laoseisu. Hea oli tõdeda, et vaatamata tohutule kasvule meil sellist hetke kordagi ei tekkinud, et meil ei oleks ülevaadet maja sees toimuvast – rahulikul ajal olid ettevalmistused hästi tehtud,” lisas tegevjuht.
Tulevikus saab kogemust ka teistele turundada
Praeguseks on Chemi-Pharmis digitaliseeritud pea kõik olulisemad protsessid – tootmine, ladu, kvaliteedikontroll, tellimine, tootehaldus ja majasisene logistika. Kohe on lisandumas ka lahendused sisseostule, laiendatakse e-tellimuste portaali võimalusi ning seotakse kõiki süsteeme tugevamalt omavahel kokku. Järgmise etapina nähakse võtmetegevustena tootehaldussüsteemi põhjalikku juurutamist ja andmekvaliteedi veelgi parandamist. Kui need asjad on tehtud, siis ettevõtte hinnangul saab väga palju alamprotsesse ja samme edasi automatiseerida.
Kristo Timbergi sõnul on nad arendanud kõik lahendused küll eelkõige endale, aga on mõeldud ka sellele, et tulevikus saab ettevõtte siseselt kasutusel olevad lahendused tuua välja ka toodetena, mida teised sarnased tootmisettevõtted saaksid kasutada. Ta ei välista, et võivad pakkuda laosüsteeme ja tellimiskeskkondi enda klientidele ja edasimüüjatele, et neile lisaks oma toodetele ka ärialast lisandväärtust pakkuda. Aga on see tegevjuhi sõnul praegu veel kaugem visioon.
Timbergi sõnul on paljudes organisatsioonides digitaliseerimise tase veel selline, et läbi IKT lahenduste on võimalik oluliselt kiiremini, rohkem ja soodsamalt efektiivsust leida kui uuematesse seadmetesse investeerides.
Digitaliseerima peab kohe
Digitaliseerimine võimaldab olla kiirem, täpsem, paindlikum ja paremini informeeritum. See aitab paremini mõista enda kulubaasi, pudelikaelu, võimalusi ja riske. Lühidalt öeldes võib digitaliseerimine aidata keerulised asjad inimeste jaoks lihtsaks teha, avaldas Timberg arvamust. „Tihti vaieldakse vastu, et nii detailset ja täpset ülevaadet ei ole tegelikult vaja. Mõnes mõttes on selles ka tera tõtt, sest hea juhtimine, turvapuhvrid ja tugev müügitöö peidavad palju probleeme ära,“ ütles Timberg. Samas toob ta alati võrdluse, et kui konkurendid suudavad näiteks toodete omahinda arvutada sendi täpsusega ja sina suudad seda arvutada euro täpsusega, siis hinnapakkumiste tegemisel on sellel 99 sendisel vahel riskinimeline hinnalipik küljes. See ei pruugi tähtsust omada üksikjuhtudel, aga pikemas perspektiivis on sel strateegiline tähendus. “Olen alati kriitiliselt ja võibolla veidi äärmuslikult väitnud, et kes praegu digitaliseerimisega ei tegele on juba hiljaks jäänud ja on 5-10 aasta pärast väga keerulises olukorras või mängust väljas,” hoiatab Timberg.
Paraku pole digitaliseerimise teekond kuigi lühike. Chemi-Pharmis ei peeta digitaliseerimise all silmas mõne üksiku süsteemi kasutuselevõtmist, vaid suhtumist sellesse, kuidas asju tehakse. Ettevõtte hinnangul on vahe selles, kas näha lahendusena alati head ja asjalikku töötajat, kes oskab kõik probleemid lahendada või ehitada protsessid ja süsteemid selliselt, et see töötaja saaks tegeleda muude asjadega.
Võimalus kõhutunde pealt otsustada ja juhtida jääb alles ka siis, kui andmete põhjal saab üksikasjaliku ülevaate toimuvast. Aga kui kvaliteetseid andmeid ei ole, siis jääbki ainult kõhutunne.
Oma kogemuste põhjal soovitab Timberg teistele, et tuleb kuskilt pihta hakata.
Algselt valida välja kõige koormatumad või kriitilisemad protsessid ja hakata otsima võimalusi nende digitaliseerimiseks. Kindlasti tasub kaasata asjatundjaid, kes tunnevad teemat, pidades silmas, et need asjatundjad ei pakuks ainult IT lahendust, vaid mõistaks ka äriprotsesse, mida need lahendused toetama hakkavad.
“Üks asi mida kindlasti kõik saavad teha, sõltumata suurusest, toodetest, teenustest või millestki muust, on andmete korrastamine. See võtab üllatavalt palju aega. Mida varem pihta hakata, seda kiiremini õpitakse ka enda protsesse ja andmeid tundma. Väiksematel organisatsioonidel on seda isegi lihtsam teha, kuna andmeid on vähem ja reegleid lihtsam kehtestada. Aga kindlasti ei tohiks see olla ettekäändeks suurematele mitte asja ette võtta. Ilma selleta kahjuks edasi minna ei saa, vähemalt mitte kuigi kaugele,” arvas Timberg.
Chemi-Pharm on enda andmete kallal töötanud aastaid ja ikka leitakse võimalusi standardiseerimiseks ja lihtsustamiseks. Näite saab tuua praegu käimasolevast tootehaldussüsteemi kasutuselevõtmisest, kus avastati, et kuigi oldi juba sätestatud reeglid artiklite nimetamiseks, ei olnud need reeglid piisavalt täpsed ja ei võtnud kõike arvesse. Lõpuks pidi ikka inimene Excelis kõik üle kontrollima, tuginedes oma kogemustele.
Tulevikus terendab ravimitööstusesse sisenemine
“Kriisikogemus kasvatas Chemi-Pharmi suurusjärgu võrra suuremaks ettevõtteks, mille käigus laiendati tootmist ja avati uusi ekspordikanaleid. Koroona pole kuhugi kadunud ja ilmselt ei muutu suures pildis ka nõudlus toodete järgi mõnda aega. Nüüdseks on ettevõttele selgeks saanud, et äsja avatud uus tehas on 1,5 aastaga väikseks jäänud ja projekteeritakse laiendust, mida tahetakse 2022. aastal valmis saada.
Tasapisi uuritakse ka ravimisarnaste toodete suunda ja tulevikus plaanitakse ravimitööstusesse siseneda. „Hetkel üks huvitavamaid töös olevaid projekte on koroonaviiruse neutraliseerimiseks mõeldud ninasprei, mis on koostöös ettevõtetega nagu Icosagen, Teadus ja Tegu ning Tartu Ülikooli ja Maaülikooli teadlastega välja töötatud ja millega loodetavasti üsna varsti turule jõutakse – töö igaljuhjul selle kallal igapäevaselt käib,“ ütles Timberg.
EAS on järjepidevalt aidanud
“Oleme EAS-ga teinud 24 aasta jooksul väga palju projekte. Viimase kümnendi jooksul on päris paljudes projektides olnud sees digitaliseerimisega seotud tegevusi. Alguses üksikute lahendustena, hiljem juba osana tervikust. Samuti oleme aasta tagasi läbi teinud digiauditi, mis aitas korrastada mõtteid, argumente ja tegevuskava digitaliseerimise osas,” kirjeldas Timberg EASi tuge digitaliseerimise teekonnal. Kuigi Chemi-Pharm oleks jõudnud nende tegevusteni lõpuks niikuinii, siis EASi abi on olnud oluline, et nendega kiiremini edasi minna. Konkurentsikeskkond on tihe ja rahulikult vaatamiseks ning ootamiseks aega kahjuks ei anta.”
Liitu Tark Tööstus Facebook grupiga
Kõik tööstusettevõtete juhid ning teised digitaliseerimise ja automatiseerimise vastu huvi tundvad inimesed on oodatud liituma Facebook grupiga Tark Tööstus. Mine loe, kuidas teised on alustanud.
Tööstuse digitaliseerimise teadlikkuse tõstmise tegevusi kaasrahastatakse Euroopa Liidu Regionaalarengu Fondi vahenditest.