Taotluse menetlemine ja hindamine

Viimati uuendatud ( 2. FEBRUARY_SHORT 2012 08:30) Kirjutanud Kristin Kutti 6. NOVEMBER_SHORT 2009 14:03

Taotluse menetlemine

Taotlus registreeritakse ja dokumendid vaadatakse läbi EAS-is. Taotluse läbivaatamise tähtaeg on 3 tööpäeva alates taotluse registreerimisest. Taotluse läbivaatamise käigus kontrollitakse, kas taotlus on täidetud nõuetekohaselt ja laekunud koos kõigi lisadega. Juhul kui taotlus ei vaja täpsustamist, teatatakse taotlejale taotluse registreerimisest 3 tööpäeva jooksul. Juhul kui taotluse läbivaatamisel avastatakse puudusi, teatatakse sellest viivitamatult taotlejale ja antakse puuduste kõrvaldamiseks kuni 10 tööpäeva, mille võrra pikeneb taotluse menetlemise tähtaeg.
Juhul, kui on täidetud kõik taotlejale ja taotlusele esitatud nõuded, teeb EAS-i juhatus või tema poolt volitatud isik taotleja ja taotluse nõuetele vastavaks tunnistamise otsuse ning taotlus võetakse menetlusse.
Nõuetele vastavaks tunnistatud taotlusi hindab hindamis- ja ekspertkomisjon vastavalt perioodi 2007–2013  Rahvusvaheliste ürituste ja konverentside toetamise tingimuste ja korra § 18 lõige (2) sätestatud kolme hindamiskriteeriumi alusel.Taotluse finantseerimisotsuse teeb EAS-i juhatus hindamiskomisjoni ettepanekul võttes aluseks esitatud dokumendid. Taotleja ja/või taotluse nõuetele mittevastavaks tunnistamise korral teeb EAS-i juhatus taotluse rahuldamata jätmise otsuse taotlust sisuliselt hindamata.
Taotluse rahuldamise või mitterahuldamise otsus tehakse 32 tööpäeva jooksul alates taotlusvooru tähtajast. Menetlusaeg võib pikeneda taotluses esinevate ebatäpsuste kõrvaldamisel koostöös taotlejaga. Haldusotsus saadetakse taotlejale elektroonselt taotluses toodud e-posti aadressil.
Toetuse saaja esitab projekti vahearuanded ning lõpparuande taotluse rahuldamise otsuses sätestatud tähtaegadel ja EAS-i poolt välja töötatud vormidel. Aruandlusperioodi pikkus on üldjuhul minimaalselt 3 kuud ja maksimaalselt 12 kuud. Aruanded esitatakse elektrooniliselt digitaalallkirjaga allkirjastatult või paberkandjal omakäeliselt allkirjastatult koos elektroonilise koopiaga. Peale projekti lõppemist teostab EAS rahastatud projektide järelhindamist 2 aasta jooksul. Järelhindamisega seoses võtab EAS-i konsultant toetatud taotlejaga ise ühendust.
Taotluse rahuldamise otsust võib muuta ja kehtetuks tunnistada EAS-i algatusel.

Taotluse hindamine

Hindamine toimub eelkõige esitatud taotlusdokumentide põhjal. Vajadusel küsib EAS-i konsultant juurde lisainfot ja külastab taotlejat. Lisaks EAS-i konsultandile analüüsib vajadusel taotlust vastavas valdkonnas pädev EAS-i -sisene ja/või -väline ekspert. Eksperdi ja konsultandi põhjendatud arvamustele tuginedes annab taotlusele hinnangu hindamiskomisjon. Lõpliku otsuse teeb EAS-i juhatus.
Taotlusi hinnatakse skaalal 0–4 vastavalt perioodi 2007–2013 rahvusvaheliste ürituste ja konverentside toetamise tingimuste ja korra § 18 lõige (2) sätestatud kolme hindamiskriteeriumi alusel. Taotluse hindamisel antud maksimaalne koondhinne moodustub hindamiskriteeriumide hinnete kaalutud keskmisest. Rahuldamisele kuuluvad taotlused, mis on hinnatud vähemalt koondhindega 2,0 ja mille rahastamise summa ei ületa taotlusvooru eelarvet. Juhul kui rahuldatud taotluste summa ületab taotlusvooru eelarvet, rahuldatakse taotlused vastavalt hindamise tulemusena tekkinud pingereale.
Taotlus ei kuulu rahuldamisele juhul, kui selle hindamisel antud koondhinne jääb alla 2,0 või kui vähemalt üks § 18 lõige (2) 1-3 hindamiskriteeriumitest hinnatakse hindega 0.

Taotluste hindamiskriteeriumid:

Kultuur

Konverentsid

Toetuse saamiseks esitatud taotluste hindamiskriteeriumid on:

1. projekti mõju meetme eesmärkide saavutamisele – 60% maksimaalsest koondhindest;
2. taotleja organisatsiooniline võimekus – 25% maksimaalsest koondhindest;
3. projekti ettevalmistuse kvaliteet – 15% maksimaalsest koondhindest.

Taotluse rahuldamise otsuse muutmine

Taotluse rahuldamise otsust on võimalik muuta toetuse saaja sellekohase taotluse alusel, otsus võetakse vastu 20 tööpäeva jooksul pärast vastavasisulise taotluse saamist EAS-ile;
Toetuse saaja on kohustatud taotlema EAS-lt taotluse rahuldamise otsuse muutmist, kui toetuse saaja soovib muuta:

• projekti eelarvet, juhul kui eelarve muudatus on suurem kui 20% taotluses toodud projekti eelarves konkreetsele tegevusele ettenähtud eelarverea maht, tingimusel, et toetuse summa ei suurene;
• projekti tegevuste elluviimise või kulude abikõlblikkuse lõpukuupäeva. Projekti tegevuste elluviimise või abikõlblikkuse lõpukuupäeva muutmisel tuleb arvestada meetme määruse § 9 kehtestatud tingimustega;
• projektis ettenähtud tegevusi või eesmärke.

Muutmistaotluste esitamisel palume pöörata tähelepanu sellele, et kõik muudatused saaksid EAS-iga kooskõlastatud enne nende elluviimist, EAS ei ole kohustatud juba elluviidud muudatusi tagantjärgi kinnitama. Muudatusvajaduste ilmnemisel soovitame nõu pidada oma konsultandiga EAS-is.

EAS-il on õigus keelduda taotluse rahuldamise otsuse muutmisest juhul, kui soovitav muudatus seab kahtluse alla projekti oodatavate tulemuste ja mõju saavutamise.

Dokumentatsiooni säilitamine

Programmperioodi 2007–2013 struktuurifondide projekte puudutavat dokumentatsiooni peab toetuse saaja säilitama kuni 31. detsember 2025.
Kuni nimetatud tähtaja lõpuni peavad toetuse saaja ja partner arvestama võimaliku projekti auditi(te)ga, mille käigus hinnatakse struktuuritoetuse kasutamise sihipärasust ja otstarbekust ning vastavust siseriiklikele ja EL õigusaktidele. Taotleja on kohustatud tagama juurdepääsu projekti puudutavatele dokumentidele. Juhul kui projekti auditi käigus ilmneb, et dokumendid on kadunud, loetakse vastav kulu mitteabikõlblikuks.