Asjaajamine ja dokumendiliigid
Viimati uuendatud (Esmaspäev, 12 November 2012 12:11) Pühapäev, 29 Jaanuar 2012 21:08
Selleks, et kaitsta ettevõtte õigusi ja huve, tuleb ettevõttele oluline informatsioon dokumenteerida ning organiseerida selle kasutamine, säilitamine ja kättesaadavus.
Ettevõtte asjaajamine
Ettevõtte majanduslikku tegevust mõjutab see, kuidas on organiseeritud ettevõtte asjaajamine ehk dokumentide haldamine: nende saamine, loomine, kasutamine ja säilitamine.
Ettevõtte dokumentide haldamiseks on kasulik kehtestada kindlad nõuded ning fikseerida need asjaajamiskorras või ettevõtte kvaliteedikäsiraamatus. Asjaajamiskord kirjeldab kõiki toiminguid dokumentidega ja on ettevõtte töötajatele abiks dokumentide vormistamisel, menetlemisel ja säilitamisel. Ettevõtte asjaajamiskorra sisseseadmisel on soovitatav kasutada määrust „Asjaajamiskorra ühtsed alused” [riigiteataja.ee] (kohustuslik on see avaliku sektori asutustele).
Vaata lisaks: dokumendihaldus [valitsus.ee]
Dokumendiliigid
Dokument on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud ettevõtte või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. Dokumendid on üks ressursse, mida ettevõte vajab olemasoluks ja edukaks toimimiseks. Ettevõtte tegevuse käigus luuakse ja saadakse dokumente, mis sisaldavad mitmesugust ettevõttega seotud infot.
Ettevõtte tegevuse organiseerimisel kasutatakse erinevate korralduslike, info- ja andmesisudega dokumente (nt ametikiri, käskkiri, protokoll, akt, leping, arve jne).
Dokumendi korrektne vormistus, arvestades dokumendi liiki ja sisu koostamise eesmärki, peab tagama selle dokumendi kasutajatele ühese arusaamise ja kiire ringluse. Ettevõtte nimel välja saadetud dokument kujundab dokumendi saajale esmamulje ettevõttest. Seetõttu on oluline pöörata tähelepanu lisaks sisu koostamisele ka üldisele kujundusele (nt logo ja värvide kasutamine), kirja stiilile ja õigekirjale. Seda aitavad saavutada dokumendile kantavad vormistuselemendid ehk vormistuslikud informatiivelemendid.
Dokumendi elemendid on üldjuhul näiteks dokumendi väljaandja (autor ehk ettevõte), kuupäev, tekst, allkirjastaja andmed. Pealkiri pannakse osale dokumendiliikidest (nt ametikiri, käskkiri, korraldus). Dokumendile eri elementide paigutamine on soovituslik, kuid arvestama peab selle dokumendi eesmärki ja seadustest tulenevaid nõudeid. Näiteks juriidilise dokumendi (tööleping) koostamiseks on esitatud täpsed nõuded töölepingu seaduses [riigiteataja.ee].